Bayi portalı fiyat yetki yönetimi, yalnızca müşteriye özel bir rakam göstermekten oluşmaz. Aynı bayide sipariş hazırlayan kişi, satın alma sorumlusu ve şirket yöneticisi farklı işler yapabilir. Fiyatı görme, iskonto isteme ve siparişi onaylama hakları ayrı tanımlanmadığında, kullanışlı görünen bir ekran işletmenin ticari kurallarını yanlış uygulayabilir.
Örnek olarak farklı şehirlerde bayileri bulunan varsayımsal bir üreticiyi düşünelim. Bazı ürünler ortak listeyle, bazıları sözleşmeye bağlı fiyatla satılıyor. Satış temsilcisi özel indirim önerebiliyor ancak onayı merkez veriyor. Yazılım teklifinin bu süreci anlatması, yalnızca bayi giriş ekranını ve ürün listesini göstermesinden daha değerlidir.
Fiyatın sahibi olan sistemi belirleyin
Ürün, liste fiyatı, kampanya ve sözleşme indiriminin hangi sistemde tutulduğunu yazın. Aynı alanın hem ERP hem portal üzerinden kontrolsüz değiştirilmesi, müşteriyle operasyon ekibinin farklı fiyatları doğru kabul etmesine yol açabilir. Her veri için güncelleme yetkisini ve geçerlilik zamanını belirleyin.
Para birimi, vergi gösterimi, ambalaj miktarı ve teslimat koşulu gibi bilgileri fiyatın bağlamıyla birlikte değerlendirin. Bunların hukuki veya muhasebesel tanımını işletmenin ilgili sorumluları doğrulamalıdır. Yazılım ekibi, örnek siparişin hangi kuralla hesaplanacağını açıkça gösterebilmelidir; eksik kuralı kendi tahminiyle tamamlamamalıdır.
Liste görünürlüğünü işlem yetkisinden ayırın
Bir kullanıcının ürün fiyatını görebilmesi, o fiyatla sipariş verebileceği anlamına gelmeyebilir. Sipariş hazırlama, indirim isteme, onaylama ve iptal etme için ayrı bir yetki tablosu oluşturun. Şirket yöneticisinin başka bir bayinin verilerine erişmesi de bu tablonun dışında kalmamalıdır.
Yetki kontrolünü yalnızca menü ve düğmeler üzerinden değerlendirmeyin. Başka bayiye ait teklif numarasıyla doğrudan istek gönderildiğinde veya eski bir dosya bağlantısı açıldığında ne olduğunu test edin. Yetkisi azaltılmış bir kullanıcının daha önce açık bıraktığı sayfadan yeni işlem yapıp yapamadığını da kontrol edin.
İndirimi sürüm ve onayla ilişkilendirin
İndirim talebi, hangi ürünlere ve hangi teklif sürümüne ait olduğunu taşımalıdır. Miktar değiştiğinde önceki onayın devam edip etmediği bilinmelidir. Onaylayan kişi, yalnızca bir yüzdeyi değil, değişiklikten sonraki toplamı ve ilgili koşulları görebilmelidir.
Onay bekleyen işlemi müşteriye kesinleşmiş sipariş gibi sunmayın. Bekleme, reddedilme, sürenin dolması ve yeniden değerlendirme için anlaşılır durumlar tasarlayın. Satış ekibi, müşteriye bilgi vermeden önce hangi adımın tamamlandığını aynı kayıt üzerinden okuyabilmelidir. Bir bildirim, onayın kendisiyle karıştırılmamalıdır.
Gerçek bir siparişle kabul provası yapın
İki ayrı bayi, farklı fiyat listeleri ve birkaç kullanıcı rolü oluşturun. Aynı ürün için teklif hazırlayın, miktarı değiştirin ve eski onayla devam etmeyi deneyin. Sonra fiyatı kaynak sistemde güncelleyip açık kalan portal ekranından sipariş gönderin. Sonucun hangi kurala dayandığını kayıtlarla gösterin.
İhracat veya yurt içi satış için farklı koşullarınız varsa aynı provayı bu örneklerle genişletin. Brainbaby Labs ile bayi portalı görüşmesine gelirken mevcut fiyat hesaplama örneğinizi ve onay zincirinizi paylaşın. Böylece teklif; arayüz, entegrasyon, yetki ve operasyon sorumluluğunu aynı kullanıcı yolculuğunda ele alabilir. İlk sürümün hangi teslimlerle kabul edileceği de baştan netleşir.